Management Assistant (halftime of 4/5) - Collegiale ...

Functie

In deze rol van management assistant zal je de dossierbeheerders en de notaris(sen) ondersteunen

bij de administratieve en organisatorische aspecten van hun functie:

- Je start alle dossiers op (zowel fysiek als in de dossiersoftware) en bevestigt ontvangst ervan

aan de cliënten.

- Je bent verantwoordelijk voor de tekoopstelling van panden door het kantoor:

advertenties plaatsen op Biddit en via andere kanalen, bezoeken organiseren en

biedingen opvolgen.

- Je beheert de agenda’s van de notaris(sen).

- Je volgt de centrale mailbox op van het kantoor.

- Je organiseert de teamvergaderingen : agenda en verslag.

- Je bent het eerste aanspreekpunt voor onze leveranciers

- Je bent verantwoordelijk voor het onthaal van de cliënten bij afwezigheid van onze

onthaalmedewerker.

Zodra je volledig operationeel bent, zal je de kans krijgen om je kennis en vaardigheden uit te

breiden over bv. :

o de systemen en tools die gebruikt worden op kantoor;

o de voorbereiding van kredietakten en courante verkoopakten, zorgvolmachten.

Dit alles in de context van een dynamisch notariaat waarbij collegialiteit en samenwerking aan de basis liggen van het succes.

Aanbod

De collega’s bij Notariskantoor Notacampina zijn erg enthousiast om jou te verwelkomen in hun team. Ze staan klaar om je te begeleiden en te coachen tot de nieuwe, onmisbare schakel in de verdere uitbouw van het Notariaat. Je komt terecht in een zeer stabiele, gemotiveerde ploeg waar aandacht is voor een goede work-life balance. Uiteraard kan je rekenen op een aantrekkelijke verloning conform de barema’s van de sector aangevuld met extralegale voordelen zoals een groeps- en hospitalisatieverzekering, verzekering tegen inkomstenverlies. Zowel een halftime als een 4/5e tewerkstelling zijn mogelijk.

• Je hebt een bachelordiploma bij voorkeur als management assistant.
• Je hebt bij voorkeur administratieve ervaring opgedaan in de juridische sector. Heb je een succesvolle ervaring in een andere sector en wens je het notariaat te ontdekken? Dan zullen wij ons uiterste best doen om van je ervaring samen een succes te maken.
• Je beschikt over een grondige kennis van het Frans, waarin je mondeling en schriftelijk op professionele wijze kan communiceren.
• Je beheerst de courante computertoepassingen (Outlook, Word, Excel, enz.) en bent altijd bereid om nieuwe toepassingen te leren.
• Je bent sterk in organiseren en kan goed prioriteiten stellen.
• Je bent in staat om ideeën om te zetten in concrete projecten en acties.
• Je kan zelfstandig werken.
• Je kan je gemakkelijk integreren in een team en bent vlot en vriendelijk in de omgang met cliënten.
• De passie voor je vak en je leergierigheid uiten zich in een grote loyaliteit en betrokkenheid bij je werk
• Nauwkeurigheid en stiptheid zijn vanzelfsprekend voor jou en je hebt een groot verantwoordelijkheidsgevoel
• Je voelt je optimaal in een menselijke omgeving waar collega’s voor elkaar in de bres springen en waar ieders bijdrage erkend wordt als onmisbare schakel in het geheel
• Je bent een uitgesproken positief persoon en ziet feedback als een kans om jezelf te ontplooien
• Dankzij een vriendelijke uitstraling en een goed inlevingsvermogen voelen klanten zich meteen op hun gemak bij jou
• Met een flexibele en open mind-set ben je bereid om een brede scope aan verantwoordelijkheden op te nemen die bijdragen aan de goede werking van het kantoor